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Webinar | Microsoft Power BI : les bons usages au service de l'expérience utilisateur

Microsoft Power BI est un outil puissant pour analyser vos données mais il n'est pas toujours évident de bien s'organiser dans le contenu qui y est déployé. Tournant autour de la notion d'espace de travail, le contenu ne peut pas être classé dans des dossiers comme le serait des fichiers sur un ordinateur. Il est nécessaire de recourir à d'autres moyens pour bien ordonner le contenu afin d'apporter une expérience de navigation simple et dynamique pour les utilisateurs mais aussi automatiser ses tableaux de bords

Sébastien ANCENAY, Chef de Projet Microsoft, et Mickaël GIRARDY, Analyste Développeur, vous donnent quelques exemples pour dynamiser vos rapports et les bonnes pratiques pour une expérience utilisateur optimisée. 

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Programme : bonnes pratiques d’industrialisation sur les espaces de travail et amélioration de l’expérience avec une démonstration dans Power BI.

Avant de commencer, il est important de rappeler que Microsoft Power BI s’inscrit au sein de Microsoft Power Platform au même titre que Power Apps, Power Automate et Power Virtual Agents. Ces outils sont intégrables dans Teams. Aussi, pour utiliser Power BI, il faut posséder une licence.

Dans Power BI, on retrouve 4 composants :

  • Power BI Desktop (client lourd dataset, dataviz…)
  • Service Power BI (service SaaS pour héberger et déployer du contenu)
  • Applications mobiles
  • Power BI Report Server, plateforme locale de déploiement de contenus.

Comment organiser ses espaces de travail dans Microsoft Power BI ?

Un espace de travail est un endroit de collaboration, lieu de partage de contenu avec des utilisateurs ayant des niveaux d’accès différents à la donnée et avec des rafraîchissements automatiques.

La gestion des droits d’accès sur un espace de travail se fait via des rôles : Administrateur, Membre, Collaborateur/Contributeur ou Visionneuse/Lecteur. Ces rôles peuvent être affectés à : un utilisateur individuel, un groupe AD, un groupe Office 365 ou une liste de diffusion.

Bonne pratique : Créer un espace de travail par groupe. Exemples : Entité structurelle, Zone géographique ou encore métier.

Quels sont les types de contenus disponibles dans Power BI ?

  • Rapports analytiques, interactifs
  • Rapports paginés, opérationnels, préconçus pour des filtres, des grands tableaux formatés, pouvant être imprimés en pdf
  • Dashboard : épingler des visuels de plusieurs visuels au sein d’une même vue
  • Fichiers Excel
  • Insight : info d’un jeu de données que l’on peut épingler sur un tableau de bord

Les données proviennent de DataFlows ou DataSets.

Comment créer un espace de travail, combien en créer et pour qui ?

Un espace de travail doit être considéré comme un ensemble.

Lorsqu’il est partagé, tous les contenus à l’intérieur sont partagés, on ne peut pas les rendre atomiques. Par ailleurs, on ne peut pas rendre accessible uniquement une partie de l’espace pour un type d’utilisateur.

Le bon usage est de multiplier les espaces mais il faut un bon ciblage pour créer un nombre d’espaces rationalisés : espace commerce, espace qualité…

L’avantage de la multiplication des rapports est que l’on va pouvoir affiner la charge de travail dans les rapports. Par exemple : si le chargement et la navigation sont un peu plus lents dans l’espace dédié aux utilisateurs Qualité, on va pouvoir allouer plus de CPU pour son bon fonctionnement.

Autre bonne pratique : réserver un espace dédié à la Data pour augmenter la réutilisation de données déjà traitées, réduire la redondance des process, des données et augmenter la consistance de la donnée.

Cet espace pourra être accessible par d’autres espaces. C’est ainsi un réceptacle commun à plusieurs espaces de travail. Il peut aussi être envisagé de réaliser des espaces en cascade avec : Espace « Data » qui se déverse dans un Espace « Commerce » et/ou dans un Espace « Qualité ». Ces espaces dédiés ne doivent pas contenir de rapports mais uniquement des DataFlows.  

Comment gérer les notions d’environnement de développement / production ?

Il est possible de créer plusieurs espaces de travail séparés développement / production mais nous vous invitons à gérer ces environnements via une Apps Power BI. L’espace de travail va servir d’endroit pour la création et la collaboration, sorte de bac à sable mis à disposition des key-users (test et recettage) et des contributeurs.

L’Apps Power BI correspond à l’environnement de production.

Une Apps est un ensemble de contenus que l’on va packager au sein d’une même collection de rapports et dashboards pour cibler une analyse précise. Il faut la voir comme un produit fini, un site web, mis à disposition des utilisateurs pour lire les données nécessaires. Les droits d’accès peuvent être différents entre l’espace de travail et l’Apps.

Attention on ne peut publier qu’une Apps par espace de travail. Aussi, un changement sur un contenu de l’espace de travail n’affecte pas l’application tant qu’on ne l’a pas re-publié, d’où une vraie séparation entre développement et production.

Comment améliorer l’expérience utilisateur dans Microsoft Power BI ?

Améliorer l’utilisation des rapports sans coder. #nocode

  • Limiter le nombre de visuels pour ne pas la surcharger
  • Aider l’utilisateur à comprendre le rapport
  • Améliorer la navigation
  • Ajouter du contenu plus dynamique :
    • Menu dynamique : bouton, forme, signets, titres, visuels, filtres…
    • Panneau d’aide
    • Info-bulle au passage sur un visuel ou en en-tête de rapport pour donner des explications
    • Extraction de données : drillthrought. Le principe est de créer une page qui va se concentrer sur une entité spécifique, faire un focus sur un point de données sur notre rapport.

Il est aussi possible de réaliser des mesures interactives (convertir en euro, changer de données ou de couleur dans le rapport selon le titre choisi…) mais cela demande l’utilisation de code.

Visionner la démonstration pour mettre en pratique ces conseils.